Divisi HRD merupakan pemeran penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Para staff HRD inilah yang bertugas menyimpan data para karyawan, memantau absensi, hingga memastikan karyawan mendapat hak-nya secara proporsional. Melihat peran HRD yang sangat penting bagi perusahaan, tentu sudah terbayang bukan betapa rumitnya proses penyimpanan serta pengelolaan data, terlebih saat jadwal gajian tiba.
Adanya HRIS (Human Resource Information System) merupakan jawaban atas rumitnya proses administrasi data karyawan secara manual. Dengan beragam fitur mutakhirnya, informasi karyawan, absensi, hingga proses payroll dapat dilaksanakan lebih cepat dan bebas error.
Masih penasaran keunggulan apa saja yang dimiliki HRIS vs. sistem manual? Simak pembahasannya di bawah ini.
1. Proses penghitungan gaji karyawan lebih cepat
Gaji karyawan bisa jadi hal paling krusial. Karenanya, perlu penghitungan yang teliti demi memastikan karyawan mendapatkan gajinya dalam jumlah tepat. Dengan adanya HRIS, divisi HRD dapat terbantu dengan sistem penghitungan gaji berdasarkan lembur, absensi, PPh 21, serta iuran BPJS Ketenagakerjaan. Jadi, Anda tak perlu lagi membuat Excel spreadsheet untuk menghitung gaji karyawan.
2. Administrasi dan pengelolaan data karyawan jadi lebih efisien
Tidak jarang data yang dimiliki satu personel HRD berbeda dengan yang dimiliki personel lainnya. Kendala tersebut bisa berimbas pada banyaknya waktu yang terbuang hanya untuk mencocokkan kembali data satu dengan lainnya. Permasalahan ini dapat diatasi dengan adanya otomatisasi dalam aplikasi HRIS. Segala data terkait karyawan, mulai absensi, data pribadi, tunjangan, dan asuransi dapat diakses secara cepat tanpa harus mencari atau mentransfer data dari satu medium ke medium lain.
3. Kemudahan dalam mengakses informasi karyawan
Sebagai staff HRD, Anda tentunya sering melakukan follow-up informasi karyawan, bukan? Bayangkan jika data-data karyawan tersebut disimpan di sebuah lemari atau folder khusus yang tercampur dengan data-data lainnya. Tentu waktu Anda akan terbuang hanya untuk mencari dokumen tersebut.
HRIS dapat membantu menghemat waktu dalam mencari atau memperbarui data karyawan. Anda tak perlu lagi repot-repot mencari folder data karyawan. Seluruh informasi karyawan dapat diakses hanya dalam sekali klik.
4. Menghemat waktu dalam melakukan urusan operasional
Sering kali staff HRD menghabiskan banyak waktu untuk urusan operasional, seperti mengolah data karyawan atau mungkin mencocokannya dengan data yang dimiliki staff lain. Tanpa disadari, waktu kerja HRD sebagian besar habis untuk mengurusi administrasi hingga lupa menyusun strategi demi memastikan perusahaan berjalan sesuai budaya serta visi-misinya.
Sistem HRIS hadir bukan untuk menggantikan peran HRD, tetapi demi membantu staff HRD menghemat waktu dalam mengurusi permasalahan operasional. HRD pun dapat lebih fokus merancang strategi untuk memajukan perusahaan sekaligus memantau kinerja karyawan.
5. Memudahkan proses pengambilan keputusan
Koordinasi antar staff HRD dalam pengambilan keputusan sering terkendala karena minimnya informasi. Tak jarang, data atau informasi terkait karyawan hanya dapat diakses oleh satu orang. Selain tidak transparan, hal semacam ini juga menghambat pengambilan keputusan.
HRIS menghadirkan informasi akurat dan transparan terkait HRD yang dapat diakses secara real-time. Setiap staff HRD dapat mengakses informasi di dalamnya tanpa harus menunggu informasi dari staff lain yang memegang datanya. Dengan begitu, proses pemecahan masalah pun dapat diatasi lebih cepat.
Sudah saatnya HRD memaksimalkan perannya sebagai mitra perusahaan dengan kehadiran sistem teknologi, seperti gaji.id misalnya, yang dapat mengakomodasi tugas operasional HR mulai menyimpan data karyawan, payroll, absensi, hingga penghitungan insentif. Dengan gaji.id, Anda dapat mengucapkan selamat tinggal pada sistem manual yang kurang efisien.
